Agilidade no Excel

Uma das coisas mais interessantes no Excel é o fato do mesmo ser tão versátil, que um determinado problema pode ser resolvido de diversas formas possíveis. Obviamente, é interessante querermos o caminho mais rápido para realizar uma tarefa. Este artigo é uma guia de como aperfeiçoar essa habilidade.

Introdução

Assim que passamos a usar o Excel com mais frequência, começamos a identificar tarefas recorrentes ou padrões comuns de problemas. Normalmente, gastamos mais tempo para resolver um problema na primeira vez que lidamos com ele. Com o tempo, quando vamos ficando acostumados com o cenário e ligamos o “piloto automático”, realizando uma série de tarefas e chegando ao resultado esperado.

Nesse contexto, julgo importante sabermos resolver os problemas e situações do Excel mais comuns com bastante agilidade, aumentando nosso desempenho. Para escrever este artigo, escolhi a palavra agilidade, e não produtividade, porque estou considerando que agilidade é um dos componentes da produtividade. Agilidade tem a ver com velocidade, fluidez e caminhos com o qual um usuário opera o software.

Discorrerei sobre as questões que, na minha experiência, são gargalos na agilidade de operação do Excel e também dicas para melhorar essa habilidade.

Você só conseguirá aproveitar com totalidade o conteúdo deste artigo se você usa uma versão pt-BR (português do Brasil) do Office.

Teclado

Para operar o Excel com velocidade, é necessário ter grande intimidade com o teclado. Softwares de planilhas eletrônicas existem desde que não havia um mouse para nos auxiliar em nossas tarefas.

O Mouse é Seu Maior Inimigo

Um dos maiores responsáveis de você não produzir no Excel o tanto que gostaria é esse inocente dispositivo próximo à sua mão direita. O mouse tem suas vantagens e desvantagens.

É muito mais fácil resolver um problema com o mouse que pelo teclado. À medida que os anos passam, os softwares ficam cada vez mais visuais e sempre há um botão que representa o que um usuário deseja fazer, com um ícone condizente, bastando clicar. Quando se usa o mouse, não é necessário decorar nada: está tudo ali, mastigado. Basta colocar o mouse em cima de um comando que você tem dúvida e esperar a dica aparecer:

Infelizmente, acostumamos com a comodidade do mouse e ignoramos formas mais rápidas de executar tarefas. Além disso, existe uma quebra de concentração quando um usuário está operando o teclado, vai ao mouse para depois retorna para o teclado. Se ele estiver num momento de concentração de sequência de atividades, ele pode perder o ritmo com coisas simples como desviar o olhar de um dispositivo para outro.

Ao término deste artigo, espero convencê-lo de dar mais atenção ao teclado e dar uma folga ao mouse de lado. Em outras palavras, priorizar ações usando o teclado ao invés do mouse é muito importante.

A Tecla AppKey

Você sabe o que é a tecla AppKey? Ela é mostrada a seguir:

Essa tecla tem uma função muito interessante: simula um clique com o botão da direita na tela. No decorrer do artigo, verá como ela pode te ajudar em sua agilidade no Excel. Além disso, é importantíssima também se você usa o VBA.

Laptop vs Deskop

Prefiro usar o Excel em desktops a laptops. Obviamente, se você precisa de mobilidade, tem que usar o laptop. No entanto, meu conselho é que você leve em sua mochila, além do mouse (já que o mousepad integrado de laptops é péssimo), também um teclado. Normalmente recomendo porque em laptops teclas importantes são de difícil acesso. E quais são as teclas importantes?

  • Setas direcionais: São as teclas mais importantes. Dependendo do seu teclado, você pode ser muito prejudicado para fazer as tarefas mais simples no Excel:

Veja só como a experiência fica limitada: não há uma região dedicada para as setas direcionais e constantemente o usuário esbarra nas teclas posicionadas na vizinhança. Outro exemplo é mostrado a seguir, em que teclas no espaço de uma causa grandes problemas de acessibilidade:

  • Ás vezes, a tecla Ctrl não fica no seu lugar mais usual, que é no extremo inferior da esquerda no teclado porque é inserida a tecla de função Fn. Esse tipo de desenho de teclado é ruim para agilidade:

  • PgUp, PgDn, Home e End: Essas são teclas que possuem posições menos padronizadas em layouts de teclados de laptop. De vez em quando, a posição delas pode ser bastante ruim:

Outras vezes, é necessário utilizar a tecla de função Fn para acionar essas teclas, pois compartilham operacionalidade com as setas direcionais:

  • Pause Break: Essa tecla é importante para interromper a execução de um código em VBA (pela combinação Ctrl+Break) e não está presente em alguns teclados de laptop:

  • F1-F12: Em alguns layouts, para acessar as teclas F1 a F12 é necessário pressionar o botão de função. Quando se trata de usar o Excel com frequência, é muito mais interessante ter nessas teclas a função F1 a F12 que as alternativas de função. Felizmente, na maioria dos casos, você pode entrar na BIOS do seu laptop (ou mudar pelo Windows mesmo) o comportamento das teclas:

Técnica de Digitação

A maioria das pessoas não possui um treinamento formal de digitação. O resultado disso é que muitas delas precisam olhar para o teclado para digitar. Isso não é bom para a produtividade no computador, e se você se encontra nesse grupo de pessoas, recomendo que faça um curso de digitação. Além disso, é comprovado que uma pessoa que passa a utilizar a técnica formal digita com mais velocidade.

Não vire refém do teclado numérico para digitar números: use os números do lado esquerdo do teclado ao digitar, a não ser que seja uma série longa de números consecutivos para serem entrados.

Algo que pode ser um incômodo é você ter o Excel em português, mas o layout de teclado americano (ou vice-versa). O maior problema isso pode gerar são nos separadores de decimais/milhares no teclado numérico, já que o separador de decimal no Brasil é vírgula, mas nos Estados Unidos é ponto.

Intervalo e Taxa de Repetição

Recomendo que você trabalhe com as configurações mais rápidas possíveis de teclado, pois frequentemente precisamos pressionar uma seta direcional (ou PgUp/PgDn) para navegar numa planilha.

Para alterar essas configurações, vá ao Painel de Controle (botão Windows+X, O) e pesquise Teclado. Abra a configuração e ajuste da mesma forma como mostrado abaixo:

Se as configurações máximas de velocidade ainda estiverem lentas para você, existem programas de terceiros que rodam no nível do Windows e permitem você ajustar configurações mais rápidas ainda.

Versão do Excel

À medida que a Microsoft lança novas versões do Excel, a experiência do usuário que está interessado em agilidade piora. O mesmo pode ser falar do Windows, em geral. Alguns dos motivos para isso são:

  • Efeitos de Transição: O Excel 2013 trouxe animações para a interface, como animações de gráficos e até mesmo o cursor de seleção.

No Excel 2010:

No Excel 2016:

Para alterar essas configurações, vá ao Painel de Controle (botão Windows+X, O) e pesquise Ajustar a aparência e o desempenho do Windows. Abra a configuração e ajuste da mesma forma como mostrado abaixo:

Note as outras configurações que atribuí nessa janela: com essas opções desmarcadas, tenho a maior agilidade possível no Excel, ao custo de sacrificar animações (que não fazem falta para o desenvolvimento da maioria dos trabalhos).
  • Teclas de Acesso: O aparecimento da Faixa de Opções em 2007 trouxe mais facilidade para acessar comandos por teclas de atalho ao custo de mais teclas pressionadas. De experiência própria, julgo que a média de teclas pressionadas necessárias para realizar uma ação aumenta à medida que lançam novas versões.
  • Salvar: O Excel 2013 adicionou um novo comportamento para salvar pastas de trabalho que estejam em um caminho do OneDrive local: ao salvar, o Excel imediatamente sincroniza sua pasta de trabalho com o OneDrive. Além de ser mais lento, isso pode agravar no caso de você estar com problemas de conexão, dando um aspecto de que a aplicação está congelada. Para desabilitar esse comportamento, clique com o botão da direita no ícone de bandeja do OneDrive >> Configurações:

Na janela que aparecer, vá na aba Office e desmarque as caixas de seleção Usar o Office para sincronizar arquivos do Office e Usar o Office 2016 para sincronizar arquivos do Office que eu abra:

Qual Versão Usar?

Existem edições do Office em 32 bits e 64 bits. A própria Microsoft recomenda que você use a versão 32 bits, mesmo que o Windows seja 64 bits.

  • Se você trabalha muito com desenvolvimento de código VBA, use Excel 2010. A migração da ajuda do VBA para um conteúdo online foi um movimento muito infeliz da Microsoft.
  • Se trabalha frequentemente com elementos gráficos, visualizações e dashboards, use o Excel 2016.
  • Se quiser usar os últimos recursos do Excel, obviamente a versão a ser adotada é a 2016.

Particularmente, a 2010 é minha versão favorita e que me confere maior agilidade.

Excel para Mac, Web ou qualquer outro Dispositivo

A Microsoft vem investindo pesado para trazer ao usuário a mesma experiência do Excel em todos os dispositivos. No entanto, se você quer trabalhar com produtividade e explorar o máximo do Excel, utilize o Excel para Windows. Ela está muito à frente das outras versões.

Se você tem um Mac ou PC com Linux, instale o Windows numa máquina virtual. Quando se trata de produzir uma pasta de trabalho, não perca seu tempo usando Excel para outra plataforma.

Fatores Alheios ao Excel

Todos nós temos um pouco de perfeccionismo e de orgulho. A primeira coisa que está escrita neste artigo é que o Excel é interessantíssimo porque permite resolver problemas de várias formas diferentes. Infelizmente, não estamos imunes às situações abaixo:

  • Escrever uma fórmula complexa para trazer o resultado de uma operação ao invés de quebrá-la em várias células: muitas vezes, não queremos “sujar” a planilha com células auxiliares e – embora quase nunca seja verdade – temos aquele sentimento de que se colocar todo cálculo somente em uma célula, o cálculo será mais rápido e elegante.
  • Ao redimensionar a altura de uma linha ou a largura de uma coluna com o mouse, ficar com o botão do mouse pressionado insistindo em dimensionar em um determinado valor – por exemplo, 80 pixels – mas por causa da sensibilidade do mouse, ficar oscilando entre 79 e 81 pixels. Deixe aproximadamente 80 pixels e siga em frente. Não fará diferença.
  • Tentar resolver um problema por conta própria que você sabe que na internet tem a resolução e os passos de como resolver.
  • Pegar um trabalho feito no passado e querer refazer tudo “do zero” para ter a sensação que o novo trabalho estará totalmente sobre seu controle.
  • Ignorar fórmulas, formatações, nomenclaturas e estruturas de pastas de trabalho elaboradas por terceiros e refazer do próprio jeito. No entanto, há casos extremos que podem precisar dessa atitude.

É normal passar por todos os tipos de situações descritas acima e ser um pouco perfeccionista é até um valor importante para usuários do Excel, mas tente não virar um prisioneiro disso. Como diz o jargão de gerenciamento de projetos, done is better than perfect.

Como este artigo fala especificamente de Excel, não vou entrar em detalhes em coisas alheias ao Excel, mas são tão importantes que vale a pena citá-los:

  • Ergonomia: Sentar adequadamente e confortavelmente, posicionar as mãos de forma correta no teclado.
  • Tamanho da Tela: Em telas grandes demais, a distância que o ponteiro do mouse tem que percorrer é maior. Em telas pequenas demais, a quantidade de rolagens de tela para o usuário visualizar os dados pode prejudicar a produtividade.
  • Quantidade de Telas: Esse é um fator delicado que, para este artigo, vou apenas manifestar que é preferência pessoal. Acredito que pode ser melhor usar duas telas, embora pessoalmente prefiro apenas uma tela.
  • Stress: É necessário concentração para trabalhar bem e com bom desempenho.

Manipulando Janelas

É importante conhecer bem o Windows para trabalhar com o Excel de modo ágil.

Combinar Botões da Barra de Tarefas

Na configuração padrão do Windows 10, se você abrir 4 pastas de trabalho, terá uma barra de ferramentas semelhante à mostrada abaixo:

Se você quiser acessar outra pasta de trabalho com o mouse (que já não é recomendável), ou mesmo saber quais são as pastas que estão abertas, terá que deslocar o cursor até o ícone do Excel. Isso não é produtivo. Configuro o Windows para mostrar minha barra de tarefas como mostrado abaixo:

Veja que com um simples relance de olhos, consigo visualizar todas as pastas de trabalho abertas e seus nomes.

Para mudar essa forma de visualização dos aplicativos abertos do Windows, vá nas Configurações do Windows >> Pesonalização >> Barra de Tarefas e selecione na caixa de combinação Combinar botões da barra de tarefas o valor Nunca:

 

Ctrl+Tab vs Alt+Tab

Abra mais pastas de trabalho e aprenda a diferença entre Alt+Tab (que circula entre as últimas duas janelas do Windows) e Ctrl+Tab (que circula sequencialmente entre pastas de trabalho abertas). Vale ressaltar que Ctrl+Shift+Tab circula entre elas no sentido contrário.

Frisando: a grande vantagem do Ctrl+Tab é que ele circula somente entre janelas do Excel, uma vez que o Alt+Tab circula entre todas as janelas do Windows.

Botão Windows

É interessante também manter pressionado botão Windows e o número da posição onde o Excel se encontra na barra de ferramentas (que no meu caso é 2) para ir a uma pasta de trabalho desejada.

Se tiver mais de pasta de trabalho aberta, você pode colocá-las lado a lado com facilidade da seguinte forma:

  • Com uma pasta de trabalho ativa, pressione botão Windows+Seta para a Esquerda. Verá que a janela ocupará a metade esquerda de sua tela.
  • Pressione Ctrl+Tab para ir a outra pasta de trabalho.
  • Pressione botão Windows+Seta para a Direita para posicionar a janela da pasta de trabalho na porção direita da tela.
Para usar eficientemente a combinação Windows+Seta Direcional e a dica acima funcionar corretamente vá nas configurações do Windows 10 >> Sistema >> Multitarefas e desmarque Quando eu ajustar uma janela, mostrar o que posso ajustar ao lado dela:

Utilizo frequentemente essa técnica para manter de um lado o VBE do Excel do outro a pasta de trabalho:

Faixa de Opções

Na tela principal do Excel, use Alt para iluminar as teclas de acesso da Faixa de Opções. Tente memorizar o caminho dos comandos que você utiliza com mais frequência. Perceba que à medida que você pressiona uma tecla, aparece a letra correspondente a cada comando:

A Microsoft não tem feito um bom trabalho em manter a consistência dessas teclas de acesso de acordo com a mudança de versões, como é o caso do AutoFiltro: no Excel 2003 e anterior, a sequência era Alt, D, F, F. No Excel 2007 e 2010, Alt, S, T. No Excel 2013 passou a ser Alt, S, F e no Excel 2016 é Alt, S, F, 1 (na verdade, recomendo usar Ctrl+Shift+L para criar um AutoFiltro).

Para piorar a situação, atualizações automáticas da última versão do Excel podem alterar as teclas de determinadas sequências.

Teclas de acesso do Excel anterior ao 2007 ainda são suportadas na versão atual. Por exemplo, se você utilizar Alt, D, F, F para o exemplo acima, conseguirá criar um AutoFiltro no Excel 2016. No entanto, sempre existe a expectativa em saber quando essa alternativa será descontinuada.

Se você tem mais de um monitor, pode usar o atalho Windows+Shift+Seta Direcional para mover uma janela de uma tela para outra.

É essencial que você esteja à vontade com as teclas de atalho do Excel para fazer uma navegação eficiente.

  • Ctrl+Setas Direcionais: Desloca o cursor de seleção até o extremo de uma área na direção pressionada. Se a célula ativa estiver dentro de uma Tabela, desloca o cursor até o extremo da mesma.
  • Ctrl+Home, Ctrl+End: Desloca o cursor para a primeira célula usada da planilha (que geralmente é a célula A1) e para a última célula da planilha, respectivamente.
  • PgUp, PgDn: Rola a tela verticalmente. Evite rolar a tela com o mouse.
  • Alt+PgUp, Alt+PgDn: Desloca horizontalmente a tela. Essa combinação é pouco conhecida e utilizada pelos usuários.
  • Se quiser navegar com facilidade pela planilha, sugiro pressionar a tecla Scroll Lock, usar as setas direcionais, e depois desabilitar o Scroll Lock.
  • F5 (ou Ctrl+G): Uso em excesso esse atalho. Você pode entrar com o endereço de uma célula, um nome definido, Tabela ou até com o nome de um procedimento do seu projeto VBA que o Excel irá te levar ao termo digitado.
  • Ctrl+PgDn, Ctrl+PgUp: Navega entre planilhas de uma pasta de trabalho.

Seleção

Não se esqueça de combinar as teclas de navegação com a tecla Shift para fazer uma seleção ao invés de apenas navegar.

  • Shift+Espaço: Seleciona uma linha inteira. Se a célula ativa estiver dentro de uma tabela, seleciona apenas a linha da tabela. No entanto, se for pressionado Shift+Espaço novamente, a linha inteira da planilha será selecionada.
  • Ctrl+Espaço: semelhante ao item anterior, mas seleciona uma coluna. Se a célula ativa estiver dentro de uma tabela, a primeira sequência seleciona todas as células da coluna da tabela, a segunda sequência inclui o cabeçalho, e a terceira seleciona toda coluna da planilha.
  • Ctrl+T: Seleciona toda região da célula ativa para todas as direções até encontrar uma lacuna. Se pressionada novamente, seleciona todas as células de uma planilha. Note que nem sempre esta funciona, dependendo da estrutura de dados de sua planilha. Em tabelas, o comportamento de Ctrl+T é semelhante ao comportamento do Ctrl+Espaço explicado acima.

Nunca use células mescladas em suas planilhas de dados e modelagem, pois essas combinações de teclas explicadas acima expandem a seleção de forma indesejada quando há uma mescla de células no caminho da linha ou da coluna.

Para inserir uma linha, pressiono Shift++ (Shift e o símbolo de adição). Para excluir uma linha, Shift+- (Shift e o símbolo de subtração). Para colunas, a mesma coisa, exceto que se deve usar Ctrl ao invés de Shift. Dou preferência a usar os sinais de adição e subtração do teclado numérico, pois normalmente quando faço isso, a mão direita está nas setas direcionais.

Copiando Fórmulas para Baixo

Suponha que você tenha a situação abaixo e deseja copiar a fórmula de E3 até o final da lista (célula E19):

Uma das formas de fazer isso é usar o mouse e clicar na âncora da célula ativa em E3. No entanto, para evitar o uso do mouse, utilizo a seguinte técnica:

  • Na célula E3, pressione Ctrl+C. O Excel irá entrar em modo de cópia.
  • Pressione Seta para a Esquerda para deslocar o cursor.
  • Pressione Ctrl+Seta para Baixo para ir até o final dessa lista da coluna D.
  • Pressione Seta para Direita para ir até a última célula da coluna E.
  • Pressione Ctrl+Shift+Seta para Cima para selecionar todas as células da coluna E.
  • Pressione Ctrl+D para colar as fórmulas.
  • (opcional): Pressione Tab para mover a célula ativa até a primeira célula do intervalo de seleção.

Veja a ilustração desses passos abaixo:

A vantagem de trabalhar com Tabelas é que basta pressionar Ctrl+C, Ctrl+Espaço e Enter para fazer o mesmo processo.

Colar Somente Valores

Infelizmente, a ação Ctrl+V do Excel, por padrão, cola também a formatação. Ao contrário do Word, no Excel não é possível alterar a configuração padrão de colar para Colar Apenas Valores.

No Excel, vejo muitas pessoas usando o mouse para clicar com o botão direito e, na janela suspensa, selecionar o comando de colar valores. Vejo também pessoas usando Ctrl+Alt+V para abrir a janela de Colar Especial, em seguida pressionar V e depois Enter. Acho bastante desconfortável a combinação Ctrl+Alt+V, então, não gosto desse método.

A melhor forma de colar valores é pressionar a sequência AppKey, V:

Localizar / Substituição

Use a janela de Localizar / Substituir sem o mouse!

Ctrl+L é uma tecla de atalho bem conhecida por usuários de Excel. No entanto, quando um usuário quer fazer uma substituição, muitos deles, com o mouse, clicam na aba Substituir da janela. Não faça isso! Use Ctrl+U diretamente da janela principal do Excel para abrir esse diálogo já com foco na aba de substituição.

Veja uma forma de como utilizar essa janela sem o mouse:

  • Pressione Tab para navegar entre os campos.
  • Pressione Alt+E para expandir configurações avançadas da janela.
  • Use Alt+M, ou Alt+P, ou Alt+X e assim por diante para configurar a janela, usando também setas direcionais.
  • O exemplo abaixo mostra como usar a janela eficientemente sem o mouse:

Entrada de Dados

Muitas pessoas são reféns do mouse ao construir uma fórmula. Com um pouco de prática, você pode abandonar o mouse e construir fórmulas com mais eficiência.

  • Ao escrever o nome de uma função ou nome definido, utilize a tecla Tab para autocompletá-los. No caso de funções, o Excel já até abre o parênteses para você:

  • Crie Nomes Definidos (Ctrl+F3) para facilitar a construção de fórmulas que usem com frequência um determinado intervalo.
  • O Excel tem dois modos de entrada de dados numa célula: Edição e Digitação. A tecla F2 alterna entre esses dois modos. Na construção de fórmulas grandes, muitas vezes alterno entre esses dois modos várias vezes, pois um oferece a comodidade de representar o endereço das células selecionadas, e outro permite eu deslocar o cursor de inserção de texto pela fórmula. É muito importante que você domine esses modos porque vejo usuários inadvertidamente pressionar uma seta direcional e, ao invés do Excel mover um caractere, adiciona uma referência de célula indesejada na construção da fórmula.
  • Se você tiver muitos Nomes Definidos, sugiro pressionar a tecla F3 durante a digitação de uma fórmula para inserir um deles facilmente. Após pressionar F3 e a lista aparecer, não use o mouse!
  • Use Ctrl+Seta para Direita ou Esquerda para deslocar o cursor de inserção de texto pelas palavras ou expressões de uma fórmula no modo de Edição. Isso poupa bastante tempo ao construir fórmulas grandes. Infelizmente, Ctrl+Backspace não funciona no Excel para apagar palavras inteiras, mas funciona no VBE e também praticamente em todos outros aplicativos para Windows.

Tab e Enter

Construa uma tabela eficientemente usando a memória das teclas Tab e Enter. Se você utilizar Tab para deslocar seu cursor de seleção várias vezes, ao pressionar Enter o cursor irá ser deslocado a uma linha abaixo de onde você pressionou Tab pela primeira vez. Veja um exemplo:

Correção Automática

Particularmente, não gosto de usar correção automática no Excel. O motivo disso é que aparecem muitos textos em planilhas que não estão presentes no dicionário. Um exemplo clássico é quando se digita Un (para representar unidade) e o Excel corrige para Um.

Para abrir e alterar as configurações de correção automática, vá nas opções do Excel >> menu Revisão de Texto >> botão Opções de AutoCorreção:

Na aba AutoCorreção, configuro da seguinte forma:

Na aba Correção Automática de Matemática, configuro da seguinte forma:

Mouse para Construir Fórmulas

Você pode usar o mouse para construir fórmulas de uma forma eficiente. A chave dessa dica é saber que você pode clicar nos textos dos parâmetros de uma função da janela suspensa de dicas para selecionar um dos argumentos:

A animação abaixo mostra um processo com mouse e eficiente de entrar uma fórmula:

  • Digite procv e em seguida Tab.
  • Pressione Ctrl+Shift+A para autocompletar os argumentos da função com seus nomes.
  • Com o mouse, clique no primeiro argumento. Verá que ele é selecionado.
  • Clique sobre a célula desejada do primeiro argumento.
  • Clique no texto do segundo parâmetro da janela suspensa para fazer a seleção do segundo argumento.
  • Com o mouse, selecione o intervalo desejado para atribuir ao argumento.
  • Faça isso até preencher todos os argumentos e, por fim, pressione Enter. Note que alguns dos argumentos podem ter entrada manual de dados, como mostra abaixo o terceiro argumento abaixo em que entrei o número 2:

Filtros

A maioria das pessoas utilizam o mouse para expandir a janela suspensa de um AutoFiltro. Existe uma forma bem mais prática de fazer isso sem usar o mouse:

  • Selecione um dos cabeçalhos do AutoFiltro.
  • Pressione Alt+Seta para Baixo.

Se você quiser buscar por, por exemplo maria, digite F, Enter. A janela abrirá, e então digite *maria*. Nesta etapa, sugiro que digite o * usando a combinação Shift+8 para não precisar levar a mão direita ao teclado numérico:

Ao final, embora não seja mostrado na animação, pressionei Alt, S, R, C para limpar o filtro. Acho essa sequência mais confortável que Alt, L porque esta precisa que o cursor esteja no cabeçalho e L depende da mão direita.

Se quiser levar a seleção do AutoFiltro para os valores da lista, pressione a seta direcional para cima 3 vezes. Então, use a barra de espaços para marcar os itens que quer incluir ou tirar e, em seguida, pressione Enter. Nesse modo, você pode pressionar a primeira letra de um dos valores do filtro para ir direto a ele e pode usar também PgDn, PgUp, Home e End para navegar pela lista de valores. Veja uma demonstração:

Você pode usar também Alt+Seta para Baixo para expandir uma lista de validação!

Miscelânia

Abaixo segue uma lista de atalhos que uso a todo momento no Excel:

  • F4: Em modo de edição, alterna o tipo de uma referência e em modo Pronto, repete última ação realizada no Excel. Se você não conhece essa ação, sugiro que aprenda, pois ela poupa bastantes pressionamentos de teclas.
  • F12: Exibe a janela Salvar Como.
  • AppKey, S, F, Enter: Colar fórmulas.
  • AppKey, S, S, S, Enter: Colar formatos.
  • AppKey, S, S, Alt+T, Enter: Colar transposto.
  • AppKey, X: Remover comentário de célula.
  • Alt, C, O, T: Auto ajustar largura de coluna(s).
  • Alt, C, O, R: Renomear uma Planilha.
  • Alt, F, P, U: Exclui uma planilha. Prefiro usar esse atalho ao Alt, C, K, E, Enter porque não mostra a confirmação de exclusão e uma tecla a menos.
  • Alt+F5: Atualiza conexão de dados ou tabela dinâmica selecionada (na verdade, prefiro usar AppKey+R).
  • Alt+F11: Abrir o Visual Basic Editor.
  • Alt, J, I, A: Renomear uma Tabela. Infelizmente, essa sequência não é a mesma entre todos os Excel 2016.
  • Ctrl+~: Formatar célula com formato Geral.
  • Ctrl+.: Vai aos extremos de uma Tabela.
  • Ctrl+;: Insere a data atual. Digite um espaço e Ctrl+Shift+; para inserir a hora, então você terá dd/mm/aaaa hh:mm atual.
  • Ctrl+]: Seleciona células dependentes das fórmulas das células selecionadas.
  • Ctrl+[: Seleciona células precedentes das fórmulas das células selecionadas.
  • Ctrl+1 ou Ctrl+Shift+F): Exibe janela Formatar Células. Lembre-se de usar o Ctrl+Tab para navegar entre as abas. Tente usar apenas o teclado nessa janela, exceto para operar a aba Borda, que com teclado é ruim de manusear.
  • Ctrl+2, Ctrl+3, Ctrl+4: Negrito, Itálico e Sublinhado, respectivamente. Prefiro usar essas combinações de teclas ao clássico Ctrl+N e Ctrl+I e Ctrl+S.
  • Ctrl+9, Ctrl+0: Oculta linha e coluna, respectivamente.
  • Ctrl+A: Abrir uma pasta de trabalho. Desde o Excel 2013, a janela Abrir ficou pouco produtiva. Sugiro fazer as alterações a seguir para voltar ao modo clássico, sem o backstage:

  • Ctrl+Enter: Se apenas uma célula estiver selecionada, entra dados digitados sem mover a seleção para a próxima célula. Se houver um intervalo selecionado, o valor digitado será atribuído à todas as células da seleção.
  • Ctrl+D: Copia a célula acima e cola na célula selecionada com formatos. Se mais de uma célula estiver selecionada, copia a primeira célula da seleção e cola com formatos nas outras células selecionadas.
  • Ctrl+F: Copia o valor ou fórmula da célula acima e entra no modo Digite. Se estiver no modo Edita, também funciona acrescentando o texto da célula de cima no ponto atual.
  • Ctrl+K: Cria um hiperlink.
  • Ctrl+O: Cria uma nova pasta de trabalho.
  • Ctrl+P: Mostra menu Imprimir no Backstage.
  • Ctrl+R: Mesma coisa que o Ctrl+D, mas considerando a célula à esquerda.
  • Ctrl+W: Fecha pasta de trabalho ativa. Uso com muita frequência. Daí, pressione Tab e Barra de Espaços se eu não quiser salvar alterações.
  • Shift+F2: Inserir um comentário em célula. Após digitar o texto do comentário, pressione Esc duas vezes para voltar ao Excel.
  • Shift+F4 / Ctrl+Shift+F4: Localiza último termo pesquisado no sentido horário e no sentido anti-horário, respectivamente.
  • Shift+F11: Inserir uma Planilha.
  • Ctrl+Alt+T: Cria uma Tabela a partir da seleção.
  • Ctrl+Alt+F5: Atualiza todas as tabelas dinâmicas e conexões de dados.
  • Ctrl+Shift+;: Insere a hora atual.
  • Ctrl+Shift+1: Formatar célula com formato Número.
  • Ctrl+Shift+2: Formatar célula com formato Hora.
  • Ctrl+Shift+3: Formatar célula com formato Data.
  • Ctrl+Shift+4: Formatar célula com formato Moeda.
  • Ctrl+Shift+5: Formatar célula com formato Porcentagem.
  • Ctrl+Shift+6: Formatar célula com formato Número.
  • Ctrl+Shift+L: Criar / Remover AutoFiltro.

Considerações Finais

Este artigo é muito polarizado baseado em minhas experiências e em nenhum momento estou querendo ditar que o jeito que uso o Excel é melhor de todos. Algumas afirmações que faço aqui são bastante enfáticas (por exemplo, ao discriminar o mouse). Por favor, não me leve a mal. Tenho certeza que em muitos casos existem formas melhores de alcançar resultados dos que estão apresentados aqui. Seria muito interessante que deixasse um comentário com sugestões de mais truques ou melhoria dos aqui existentes, já que irei atualizar este artigo constantemente.

Além disso, as pessoas são diferentes. Uma coisa que posso achar fácil, outra pessoa pode achar difícil e vice-versa. Meu maior objetivo é abrir a cabeça do leitor, tirando-o da zona de conforto e provocar o pensamento de que talvez algo que ele faz todos os dias tenha uma forma mais eficiente de fazer, que está logo ali ao alcance dele.

Você deve ter um senso crítico e avaliar quais são os comandos que mais utiliza. Nunca ache que você já sabe a melhor forma de resolver um problema, pois o Excel é surpreendente. Vale a pena trocar ideias com outros usuários, pesquisar na internet e outras fontes, descobrindo formas mais ágeis de desenvolver seu trabalho.

Ser ágil é importante, mas mais importante ainda é você ter um planejamento do seu trabalho. Se está envolvido em um projeto grande e simplesmente começa a planilhar sem um planejamento, prepare-se para ocupar a maior parte do seu tempo em retrabalhos, stress e atrasos. O planejamento das atividades em si – não só no Excel, mas no desenvolvimento de projetos em geral – é mais importante do que o conteúdo de tudo que está neste artigo.

Confira seu trabalho. Se você é rápido, mas não confere se sua pasta de trabalho possui robustez e mostra exatamente o que foi definido no escopo, seu cliente ficará insatisfeito.

VBA

Arrisco afirmar que o VBA é operado por usuários, na média, com menos eficiência que o Excel. No VBA, existem recursos importantíssimos de agilidade que uma parcela bem pequena de usuários aproveita. De qualquer forma, este artigo mostra os fundamentos – não só para o Excel, mas para qualquer software para Windows – de como aprimorar essa habilidade de agilidade, mas creio que vale a pena escrever outro artigo tratando apenas de agilidade no VBA.

Sobre Felipe Gualberto

Microsoft Most Valuable Professional (MVP) de Excel.
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  • laennder

    Muito bom artigo Felipe. Vou recomendar a todos que leiam.

  • Filipe M

    Parabéns pelo artigo Felipe. Muito bem escrito e bastante didático.
    Eu brinco com os colegas de trabalho que sou “contra cliques”, que eles devem aprender a usar o teclado, mas no geral pensam o contrário.
    Uso bastante o teclado, e sempre busco aprender novos atalhos (já mentalizei alguns que citou para passar a utilizar!). O AppKey é uma tecla extremamente útil, especialmente no Excel.

    Para contribuir com o artigo, seguem alguns outros atalhos de teclado que utilizo bastante:
    Ctrl+D: (não precisa copiar antes, basta usar direto). Copia com formatos.
    Ctrl+R: mesmo que anterior só que para a direita
    Ctrl+Enter: Selecione um intervalo. Escreva algo e pressione Ctrl+Enter. O valor ou fórmula digitado será copiado em todo o intervalo, sem formatos.
    Ctrl+Enter: Sem selecionar intervalo: Confirma a entrada de dados na célula sem mover a seleção para a próxima (extremamente útil)
    Ctrl+F: Copia o valor ou fórmula da célula acima e entra no modo “Digite” (extremamente útil). Se estiver no modo “Edita” também funciona acrescentando o texto da célula de cima no ponto atual. Também funciona de outra forma interessante: suponha que queria fazer similar ao Ctrl+D, mas sem os formatos (apenas valores ou fórmulas): Selecione o intervalo sem a origem (inicia na 1ª abaixo); Deixe ativa a célula abaixo de onde está a origem (se a ativa for a última pressione Enter); Pressione Ctrl+F; Pressione Ctrl+Enter.
    Alt+Shifit+Seta Direita: Agrupar linhas ou colunas (se selecionar antes a linha ou coluna com Shift+Espaço ou Ctrl+Espaço agrupa sem necessidade de confirmar)
    Alt+Shifit+Seta Esquerda: Desagrupar linhas ou colunas (se selecionar antes a
    linha ou coluna com Shift+Espaço ou Ctrl+Espaço desagrupa sem necessidade
    de confirmar)
    Ctrl+8: Exibir ou Ocultar os agrupamentos realizados pelos comandos anteriores (não vale o 8 do teclado numérico)
    Ctrl+;: Insere a data atual
    Ctfl+:: Insere a hora atual
    Ctrl+]: Mostra as células dependentes da fórmula atual
    Ctrl+[: Mostra as células que dão origem ao resultado atual (precedentes)
    Ctrl+´ ou Ctrl+J: Alterna entre Fórmulas/Resultado (Excel 2007- ou 2010+, respectivamente)
    Ctrl+9: Ocultar Linhas
    Ctrl+0: Ocultar Colunas
    Ctrl+Shift+9: Reexibir Linhas
    Ctrl+Shift+0: Reexibir Colunas
    Ctrl+B: Salvar
    Ctrl+W ou Ctrl+F4: Fechar pasta de trabalho
    Ctrl+Shift+End: última célula usada (UsedRange)
    Ctrl+F1: Ocultar ou Reexibir a barra de Menus
    Ctrl+Shift+U: Expandir ou recolher a barra de fórmulas
    Alt+F11: Exibir Visual Basic
    Ctrl+Shift+F: Editar Fontes
    Shift+Espaço Ctrl+Shift+: Inserir nova linha na planilha ou tabela
    Ctrl+Espaço Ctrl+Shift+: Inserir nova coluna na planilha ou tabela
    Shift+Espaço Ctrl+-: Remover linha na planilha ou tabela
    Ctrl+Espaço Ctrl+-: Remover coluna na planilha ou tabela
    Ctrl+Shift+: Inserir célula(s) na planilha ou tabela
    Ctrl+-: Remover célula(s) na planilha ou tabela
    Ctrl+-: Remover item de uma tabela dinâmica (filtro ou campo)
    Ctrl+Delete: no modo “Edita” apaga todo o texto à direita do ponto atual
    F8: Estender a seleção
    Ctrl+Shift+7: Inserir bordas externas
    F7: Verificação ortográfica
    Alt+F5: Atualizar atual (Tabela Dinâmica; Conexão de Dados; …)
    Ctrl+Alt+F5: Atualizar toda a pasta de trabalho (Tabela Dinâmica; Conexão de Dados; …)

    Deve ter mais algum que utilizo, mas esses foram os que consegui lembrar. Um grande abraço e parabéns!

    • Valeu, Filipe! Tem umas teclas aí que eu nem conhecia. Vou adicionar ao artigo em breve! Grande contribuição!

  • Ivanildo Junior

    Muito bom Felipe,

    Aguardo o artigo sobre VBA e seus atalhos.