Título

Configurar uma Resposta Automática

Última Atualização: 08/01/2014

Introdução

Na hipótese de você sair de férias e não poder responder seus e-mails, uma boa ideia é configurar uma resposta automática em seu Outlook. Dessa forma, as pessoas que tentarem entrar em contato com você receberão um e-mail de volta notificando sua ausência.

No entanto, existem basicamente duas formas de configurar uma resposta automática no Outlook, e isso depende se você possui uma conta Exchange configurada ou não.

Descobrir o Tipo de Conta no Outlook

Existem basicamente três tipos de conta no Outlook: POP/SMTP, MAPI e Microsoft Exchange. Para descobrir qual é o seu tipo de conta, clique no menu Arquivo e em seguida na caixa de combinação que mostra suas contas:

No meu caso, possuo uma conta MAPI.

Você pode repetir os procedimentos deste artigo para cada uma das contas que possuir, definindo uma resposta automática para cada uma de suas contas.

Configurar em uma Conta Exchange

Como ainda não configurei minha conta Exchange, não fiz o tutorial passo a passo com imagens e então sugiro seguir as instruções desse procedimento: http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/responder-mensagens-de-email-automaticamente-com-a-conta-do-exchange-antigo-assistente-de-ausencia-temporaria-HP010354937.aspx

Configurar em uma Conta POP/SMTP ou MAPI

Não recomendo fazer essa configuração pelo Outlook, a não ser que você não consiga configurar uma resposta automática diretamente em seu servidor de e-mails. Leia a seção a seguir.

Limitações

Esse método possui uma (grande) desvantagem. O Outlook irá responder o e-mail aos remetentes somente se estiver aberto e conectado à Internet. Logo, se você viajar por 20 dias e quiser que a regra funcione corretamente nesse período, terá que deixar seu computador ligado por 20 dias. Se o seu Outlook estiver desligado, as respostas automáticas serão enviadas somente quando você entrar nele da próxima vez.

Além disso, é enviada apenas uma resposta automática por sessão do Outlook, isto é, se uma pessoa enviar vários e-mails para você, o Outlook irá responder apenas a primeira de suas mensagens automaticamente, evitando que um mesmo remetente receba múltiplas mensagens de notificação de sua ausência. No entanto, se você reiniciar o Outlook, essa particularidade é reiniciada e inicialmente o Outlook responde automaticamente a qualquer e-mail.

Se esse método não servir para você, sugiro que entre no seu cliente de e-mail pelo browser e tente configurar uma resposta automática por lá ao invés de utilizar o Outlook para esse propósito. Se você utiliza um grande servidor de e-mail como Outlook.com, Yahoo ou GMail, não terá dificuldades em configurar essa opção por lá. Por exemplo, nas configurações do Outlook.com há a opção mostrada abaixo:

A partir daí, basta seguir o assistente e configurar sua resposta automática.

Configurar

No Outlook, redija o modelo que deseja que um emitente receba ao tentar te enviar um e-mail:

Em seguida, clique no menu Arquivo >> grupo Salvar como:

Em Tipo, salve como um Modelo do Outlook:

Saia dessa tela e volte à tela principal (Explorer) do Outlook. Vá no menu Página Inicial, e no grupo Mover, clique em Regras >> controle Gerenciar Regras e Alertas:

Clique em Nova Regra. Na janela que aparecer, clique em Aplicar regra em mensagens que eu receber e em Avançar:

Selecione a opção enviada somente para mim e em seguida clique em Avançar:

Selecione responder usando um modelo específico, clique em modelo específico (abaixo) e uma janela irá aparecer. Nessa nova janela, escolha um dos modelos que estão na pasta de modelos do Outlook ou busque um modelo por outra pasta do seu computador. Em seguida, clique em Abrir:

A regra foi criada. Você voltará para a tela anterior. Clique em Concluir para sair do Assistente de regras:

De volta à janela de regras e alertas, clique em OK para salvar as configurações:

Referências

Addictive Tips: http://www.addictivetips.com/microsoft-office/outlook-2010-auto-reply-to-emails/

Microsoft: http://office.microsoft.com/pt-br/outlook-help/responder-mensagens-de-email-automaticamente-com-a-conta-do-exchange-antigo-assistente-de-ausencia-temporaria-HP010354937.aspx


Felipe Costa Gualberto
Microsoft Excel MVP
Belo Horizonte, MG - Brasil
2009 - 2014
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